E-mail versturen vanuit het buitenland

E-mail versturen vanuit het buitenland of op een andere locatie dan je thuisadres: het is vaak een probleem. Hoe komt het en hoe is het op te lossen?

Jarenlang was het een doorn in mijn oog: e-mail versturen op m’n laptop vanuit het buitenland, of op een andere locatie in Nederland, leverde steeds problemen op. Internetproviders communiceerden weinig over dit probleem en lieten de klant wat dat betreft flink in de kou staan, vond ik. Zzp-log ging op zoek naar de feiten en vroeg zich af: wat is er technisch gezien precies aan de hand als e-mail versturen vanuit het buitenland niet lukt? En wat zijn oplossingen daarvoor, afgezien van het gebruik van webmail?

E-mailprogramma instellen
Eerst wat achtergrondinformatie:
Om te kunnen e-mailen binnen je e-mailprogramma op je desktopcomputer of laptop moet je handmatig de instellingen invoeren (of dit automatisch laten doen) voor inkomende en uitgaande mail die je hebt ontvangen van je internetprovider. Deze moet je ­­– bijvoorbeeld binnen Outlook – handmatig instellen via: Extra (in taakbalk) -> Accountinstellingen -> E-mail (in taakblak): e-mailadres selecteren, aanklikken en vervolgens de noodzakelijke gegevens invoeren. Laat je het automatisch doen, dan is het voldoende om je gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren in deze ‘Accountinstellingen’ en worden de instellingen er automatisch bij gezocht.

Jongetje-op-rommelmarkt-met-typmachine-_web

Een bericht versturen vanuit het buitenland gaat tegenwoordig een stuk simpeler dan in de tijd van de typemachine. Of niet?

(On)beveiligde verbinding
Tot voor kort was de ‘uitgaande mailserver’ van veel internetproviders ingesteld op poort 25. Deze poortinstelling kun je vinden in Outlook bij: Extra (in taakbalk) -> Accountinstellingen -> E-mail (in taakblak): e-mailadres selecteren + aanklikken -> Meer instellingen -> Geavanceerd -> Uitgaande e-mail (SMTP).

Poort 25 is echter een onbeveiligde, open verbinding, vertelt Karst Otterman, Product Manager van Ziggo. ‘Op je thuisnetwerk is dat geen enkel probleem. De verbinding is voor providers goed te monitoren op spam, omdat die jouw IP-adres herkent. Maar zodra je gebruikmaakt van een ander netwerk – bijvoorbeeld het netwerk van een hotel of camping, of bij vrienden – herkent de server van je thuisnetwerk je niet meer en kun je dus geen e-mail versturen.’

Omslachtige oplossingen
De oplossingen voor de problemen met e-mail versturen vanuit het buitenland waren voordien omslachtig:

  • Je kon webmail gebruiken, met als nadeel dat de uitgaande mails niet binnen je eigen e-mailprogramma (bv Outlook) werden binnengehaald. Niet handig voor zakelijke gebruikers vanwege verlies van overzicht over de communicatie met een klant (Let op: dit probleem is nu verholpen met IMAP-instellingen, mits je provider die aanbiedt – zie verderop in dit blog).
  • Je kon de instellingen voor de uitgaande mailserver (SMTP) aanpassen binnen je e-mailprogramma, met als nadeel dat je deze gegevens dus moest zien te achterhalen. De hotel- of campingmedewerkers weten echter vaak totaal niet waarover je het hebt.
  • Je kon al je mails automatisch  laten doorsturen naar je gmailaccount (deze instellingen moest je dus eerst invoeren binnen je e-mailprogramma), met als nadeel dat bij het beantwoorden van je mail de ‘verzender’ anders werd omschreven dan normaal. Niet echt handig voor zakelijke gebruikers.

Op internet verschenen er de laatste jaren inmiddels tal van tips en trucs, maar die spraken elkaar tegen, waren onduidelijk of te veel op experts gericht. Ook verschenen er websites waarmee je serverinstellingen van providers in het buitenland kunt achterhalen. En natuurlijk sprongen betaalde diensten in dit gat, bijvoorbeeld Travel SMTP.

Instellingen aanpassen
Maar de meest eenvoudige oplossing ligt nu dichter bij huis. Otterman: ‘Sinds 1,5 jaar hebben we het probleem van e-mail versturen vanuit het buitenland verholpen. We bieden nu  alleen beveiligde instellingen: POP en IMAP. Daarbij gebruiken we een andere serverpoort: 587 in plaats van 25. Veel oude (en sinds fusie UPC-)klanten hebben deze instellingen echter nog niet aangepast binnen hun e-mailprogramma.’

Als oud-(UPC)-gebruiker ontdekte ik dat de accountinstellingen van mijn e-mailprogramma (Outlook) inderdaad nog stonden ingesteld op de poortnummers 110 (inkomende mail, POP) en 25 (uitgaande mail (SMTP). Door deze aan te passen aan de beveiligde e-mailaccountinstellingen die deze provider biedt, moet e-mailen vanuit het buitenland geen probleem meer zijn, zegt Otterman.

E-mails synchroniseren
Biedt je internetprovider van je thuisnetwerk ook nog IMAP-instellingen aan, dan is dat helemaal mooi. ‘Als je op al je apparaten (smartphone, tablet, laptop, desktop) IMAP-instellingen hebt toegepast, dan wordt je e-mail op al die apparaten gesynchroniseerd zodra je inlogt. Het is een mooi systeem om je e-mail op meerdere apparaten te beheren.’ Let op: Houd wel de limiet aan opslagruimte van je webmailbox in de gaten.

E-mail versturen vanuit het buitenland
Wil je dus e-mailen vanuit het buitenland of op een locatie met een ander netwerk? Doe dan het volgende:

  • Check eerst de instellingen van je e-mailaccount op je laptop (zie boven).
  • Verloopt de uitgaande mail via poort 25? Check dan op de website van je eigen internetprovider of de e-mailaccountinstellingen inmiddels zijn veranderd naar beveiligde instellingen. Is dat niet het geval?
  • Achterhaal dan de instellingen van de uitgaande mailserver waar je op dat moment contact mee hebt. Er zijn websites die je daarbij helpen. Pas vervolgens het adres van de ‘uitgaande server’ aan. Grote kans dat e-mail verzenden dan wel lukt binnen je eigen e-mailprogramma. (Let op: bij thuiskomst wel weer de instellingen van je eigen provider invoeren).
  • Biedt je eigen internetprovider beveiligde instellingen voor je inkomende en uitgaande e-mail (poort 465 of 587 in combinatie met SSL, TLS of StartTLS)? Dan is in ieder geval het belangrijkste probleem verholpen en kun je wellicht zonder problemen e-mail versturen vanuit het buitenland binnen je eigen e-mailprogramma.
  • Let op: de problemen van e-mail versturen vanuit het buitenland (of op een andere locatie) en de oplossingen daarvoor gelden ook voor smartphone en tablet. Je mobiele data-aanbieder wordt op de server van je eigen ‘vaste’ thuisnetwerk immers ook als extern netwerk gezien op het moment dat je elders wilt e-mailen. Dus ook op deze apparaten moet je je uitgaande mailinstellingen aanpassen wil je probleemloos e-mail versturen vanuit het buitenland of op een andere locatie in Nederland.

Firewalls
Is het probleem dan helemaal van de wereld? Nou nee. Er kunnen altijd netwerken zijn met strak afgestelde firewalls waardoor het e-mail versturen alsnog wordt gesaboteerd. Otterman: ‘Uit angst voor gasten die pishingmails of spam versturen via het netwerk van bijvoorbeeld een hotel (en daarbij dus anoniem kunnen blijven) kan een hoteleigenaar besluiten alleen internet toe te laten en verder alle poorten te sluiten. Maar ook hiervoor bieden de IMAP-instellingen een oplossing: de e-mails die je verstuurt via webmail (die altijd te bereiken is, mits je een internetaansluiting hebt) blijven op de server staan en bij thuiskomst meteen gesynchroniseerd met je desktop.’

Heb je geen IMAP-instellingen ingevoerd of biedt de provider die je thuis gebruikt geen IMAP-instellingen? Dan rest je in dergelijke gevallen (bij te strak afgestelde firewalls van de internetaanbieder ter plaatse) niets anders dan je smartphone, tablet of laptop terzijde te schuiven en werkelijk vakantie te nemen.

Meer informatie

Monique Koudijs is de initiatiefnemer en eigenaar van ZZP-log. Voor dit blog schrijft zij journalistieke artikelen over en voor zzp’ers op basis van research, interviews, netwerkevenementen, workshops, nieuws en persoonlijk contact met zzp’ers. Inclusief tips, columns en recensies van relevante boeken.

Reactie plaatsen:

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *